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Version: 1.0
(October 01, 2006)

Constitution

Règlements Constitutionnels – Édicté 21 septembre 2006

Table des matières

  1. Nomenclature
  2. Sceau de la société
  3. Siège social
  4. Objectifs de la Société
  5. Membres
  6. Assemblées des membres
  7. Conseil d'administration
  8. Pouvoirs des administrateurs
  9. Assemblées du conseil d'administration
  10. Indemnisation des administrateurs et autres
  11. Membres du bureau (dirigeants)
  12. Fonctions des dirigeants
  13. Comités
  14. Souscription de documents
  15. Procès-verbaux du conseil d'administration (et du conseil de direction)
  16. Exercice financier
  17. Modification des règlements
  18. Vérificateurs
  19. Registres
  20. Règlements
  21. Interprétation

Annexe A - Recommandations
Annexe B - Définitions

1.0       Nomenclature

  1. L’organisation sera connue sous le nom de Association Canadienne des Étudiants en Architecture - Canadian Architecture Students’ Association, répondant plus communément à l’abréviation CASA-ACEA.

2.0       Sceau de la société

  1. Le sceau qui paraît dans la marge est le sceau de la société.

3.0       Siège social

  1. Le siège social de la société est situé dans la ville de Ottawa dans la province de Ontario.

4.0       Objectifs de la Société

  1. Diriger, coordonner et promouvoir les affaires étudiantes des dix écoles canadiennes accréditées en architecture afin que le corps étudiant bénéficie davantage de bienfaits académiques et sociaux.
  2. Agir en tant qu’agent de liaison entre les différents corps étudiants des institutions membres ainsi qu’en tant que voix officielle des étudiants en architecture auprès d’organisations professionnelles telles que CCEUA, CCCA ou l’IRAC, sans toutefois se restreindre à ces dernières.
  3. To provide support, information and resources to enhance and enrich the academic experience of students of architecture nation wide.
  4. Promouvoir un discours architectural critique bénéfique au corps étudiant national en architecture ainsi qu’à la communauté architecturale au sens large.
  5. Promouvoir et sensibiliser le public canadien aux activités locales et nationales des étudiants en architecture ainsi que représenter la voix des étudiants auprès de ce même publique.
  6. Administrer les fonds amassés ou alloués à CASA-ACEA ainsi que les frais déboursés par l’organisation au nom du corps étudiant national à part entière.

5.0       Conditions des Effectifs

  1. Membership in the corporation shall be limited to persons enrolled at a school of architecture in Canada accredited by the Canadian Architectural Certification Board (CCCA) or any other authority having jurisdiction.
  2. Members within each school shall elect one member to serve as officer on council (refer to Section 9-Dirigeants for further qualifications pertaining to officers on council).
  3. Dirigeants shall have voting privileges with respect to the affairs of the corporation. There shall be one vote per member institution.
  4. The corporation shall integrate the collection of membership fees within the enrollment and tuition process of each accredited school of architecture. Schools may opt out of this fee through written negotiation with the corporation.
  5. Un membre peut se retirer de la société en le lui signifiant par écrit et en envoyant une copie de ce document au secrétaire de la société.
  6. Une personne peut perdre sa qualité de membre si les trois-quarts (3/4) des membres réunis en assemblée annuelle votent en ce sens.

6.0       Assemblées des membres

  1. L'assemblée annuelle ou toute autre assemblée générale des membres doit avoir lieu dans la ville où est situé le siège social de la société ou à tout endroit au Canada choisi par le conseil d'administration et à toute date déterminée par les administrateurs. Les membres peuvent résoudre de tenir une réunion spécifique des membres en dehors du Canada.
  2. Outre l'étude des autres points de l'ordre du jour, chaque assemblée annuelle doit servir à l'examen des états financiers et des rapports des administrateurs et des vérificateurs, et à la nomination de ces derniers pour l'année suivante. Les membres peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours des assemblées. Le conseil d'administration, le président ou le vice-président sont autorisés à convoquer n'importe quand une assemblée générale des membres. Le conseil d'administration doit convoquer une assemblée spéciale des membres sur réquisition écrite des membres détenant au moins 5% des votes. Dix membres présent(e)s en personne à l'assemblée formera le quorum.
  3. Un avis de convocation par écrit à une assemblée annuelle ou générale extraordinaire doit être envoyé à tous les membres, quatorze jours à l'avance. L'avis d'une assemblée où des affaires spéciales seront traitées doit fournir aux membres suffisamment de détails pour permettre aux membres de se former un jugement éclairé sur celles-ci. L'avis pour chaque réunion des membres rappellera aux membres s'ils ont le droit de nommer un fondé de pouvoir.
  4. Chaque dirigeant votant présent dispose d'une voix, lors de l'assemblée. Un membre peut, par procuration écrite, nommer un fondé de pouvoir pour assister et le représenter à une réunion spécifique des membres, dans la manière et dans les limites autorisées par la procuration. Un fondé de pouvoir doit être membre de la société.
  5. A majority of officers on council, from time to time, but no less than two (2) officers, shall constitute a quorum for member’s meetings. Any members’ meeting at which a quorum is present shall be competent to exercise all or any of the authorities, powers and discretions by or under the by-laws of the corporation, except for the amendment of by-laws, for which a quorum of directors must also be present.
  6. Sauf disposition à l'effet contraire de la Loi ou des règlements de la société, les membres doivent, lors des réunions, trancher chaque question à la majorité des voix.
  7. Aucune erreur ou omission dans l'envoi de l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée annuelle ou générale des membres n'annulera ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites, et tout membre peut renoncer n'importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et confirmer l'une ou toutes les délibérations qui y ont été faites. Les membres, administrateurs ou dirigeants recevront l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée à leur dernière adresse figurant dans les livres de la société.

7.0       Conseil d'administration

  1. Les biens et les affaires de la société sont administrés par un conseil d'administration composé d'un minimum de trois administrateurs. Le nombre d'administrateur sera déterminé de temps à autre par une majorité des administrateurs à une assemblée du conseil d'administration et sera affirmé par un vote de la 2/3 des voix des membres à une assemblée convoquée spécialement pour étudier cette question. Les administrateurs doivent être des particuliers, doivent avoir dix-huit (18) ans et doivent être habilités par la Loi à contracter. Il n'est pas nécessaire que les administrateurs soient membres de la société.
  2. Les personnes qui ont demandé la constitution en société deviennent les premiers administrateurs de la société. Leur mandat continuera jusqu'à ce que leurs successeurs soient élus.
    1. Au cours de la première réunion des membres, le conseil d'administration alors élu doit remplacer les premiers administrateurs nommés dans les lettres patentes de la société.
  3. Les administrateurs sont élus pour un terme d'un (1) an par les membres réunis en assemblée annuelle.
  4. Il y a automatiquement vacance à un poste d'administrateur si:
    1. lors d'une assemblée générale spéciale des membres, il est adopté, par deux tiers (2/3) des membres présents, une résolution visant à lui retirer sa charge;
    2. un administrateur se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au secrétaire de la société;
    3. il est reconnu par une cour comme ayant perdu la raison;
    4. il fait faillite, suspend ses paiements ou transige avec ses créanciers;.
    5. il décède;

Advenant l'un des cas susmentionnés, le conseil d'administration peut, par vote majoritaire, nommer un membre de la société au poste vacant.

  1. Un administrateur ne doit recevoir aucune rémunération à ce titre ni retirer, directement ou indirectement, un profit de sa charge en soi, pourvu que lui soient payées les dépenses raisonnables qu'il fait dans l'exercice de ses fonctions. Rien dans les présents règlements ne doit empêcher un administrateur d'agir à titre de dirigeant de la société ou à un autre titre et d'être indemnisé pour cela.
  2. Un administrateur sortant demeure en fonction jusqu'à la clôture ou l'ajournement de la réunion au cours de laquelle son départ en retraite est approuvé et son successeur élu.


8.0       Pouvoirs des administrateurs

  1. Les administrateurs de la société ont plein pouvoir pour gérer les affaires internes de la société, passer ou faire passer, au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que la charte ou tout autre règlement de la société lui permet.
  2. Les administrateurs peuvent à l'occasion autoriser des dépenses au nom de la société et permettre par résolution à un ou plusieurs dirigeants d'engager des employés et de leur verser un traitement. Ils ont le droit de conclure un contrat fiduciaire avec une société de fiducie afin de créer un fonds de fiducie dont le capital et l'intérêt pourront servir à promouvoir les intérêts de la société, conformément aux conditions établies par le conseil d'administration.
  3. Le conseil d'administration est, par ce règlement, autorisé à:
    1. emprunter de l'argent sur le crédit de la société;
    2. restreindre ou augmenter la somme à emprunter;
    3. émettre des obligations, débentures ou autres valeurs de la société et engager ou vendre les obligations, débentures ou autres valeurs pour les sommes et aux prix jugés opportuns; et
    4. garantir ces obligations, débentures ou autres valeurs, ou tout autre emprunt ou engagement présent ou futur de la société, au moyen d'un "mortgage", d'une hypothèque, d'une charte ou d'un nantissement visant tout ou une partie des biens meubles et immeubles que la société possède à titre de propriétaire ou qu'elle a subséquemment acquis, ainsi que l'entreprise et les droits de la société.
  4. Le conseil d'administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la société d'acquérir, d'accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, règlements et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les buts de la société.
  5. Le conseil d'administration peut nommer des représentants et embaucher des employés s'il l'estime, à l'occasion, nécessaire, et ces personnes jouiront de l'autorité et rempliront les fonctions qui leur auront été dévolues par le conseil d'administration au moment de leur nomination.
  6. C'est le conseil d'administration qui fixe, par résolution, la rémunération raisonnable de tous les dirigeants, agents et employés de la société et celles des membres des comités. Ladite résolution est en vigueur jusqu'à la réunion suivante des membres où elle est alors confirmée par ceux-ci ou, si elle n'est pas confirmée, les rémunérations convenues cessent d'être payables à compter de la date de ladite réunion.


9.0       Assemblées du conseil d'administration

  1. Les réunions du conseil d'administration peuvent être tenues au moment et à l'endroit déterminés par les administrateurs pourvu que chacun d'entre eux reçoive, autre que par courrier, un préavis écrit de quarante-huit (48) heures. Avis par courrier doit être envoyé au moins quatorze (14) jours avant la réunion. Il doit se tenir au moins une (1) réunion du conseil par année. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l'ajournement d'une réunion du conseil d'administration n'annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises, et un administrateur peut, en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées à ladite réunion. Chacun des administrateurs présents dispose d'une (1) voix lors de la réunion.
  2. Une majorité des administrateurs, mais pas moins de deux (2) administrateurs, siégeant formeront le quorum des assemblées du conseil d'administration. Lorsqu'il y a quorum à une assemblée du conseil d'administration, celui-ci sera apte à exercer ses autorités, pouvoirs et discrétions tel que permis par les règlements de la société.

10.0     Indemnisation des administrateurs et autres

  1. Un administrateur, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de la société :
    1. de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l'occasion d'une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d'actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l'exercice et pour l'exécution de ses fonctions ou touchant auxdits engagements; et
    2. de tous autres frais, charges et dépenses qu'il supporte ou subit au cours ou à l'occasion des affaires de la société, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

11.0     Membres du bureau (dirigeants)

  1. Le bureau de la société comprend les postes de président, secrétaire, trésorier, CCCA représentatif, gérant de site web, gérant de festival, gérant de charrette, et tout autre poste que le conseil d'administration peut prévoir dans ces règlements. Sauf que les positions de président, secrétaire, trésorier, une même personne peut cumuler deux postes. Sauf que les positions de président, secrétaire, trésorier, un dirigeant n’as besoin pas être administrateurs.
  2. Officers shall be appointed positions at an annual meeting of members.
  3. Les membres du bureau sont nommés pour un an à compter de la date de nomination ou d'élection ou jusqu'à l'élection ou la nomination de leurs remplaçants. If any officer desires to remain part of council for an additional year, he or she should be allowed to do so pending a three-quarter (3/4) majority vote by council. Le conseil d'administration peut, par résolution, destituer les membres du bureau n'importe quand.

12.0     Fonctions des dirigeants

  1. Le président est le premier cadre de la société. Il devra;
    1. présider toutes les assemblées de la société et du conseil d'administration;
    2. avoir directement responsable de la gestion des affaires internes de la société;
    3. doit veiller à l'application de tous les ordres et de toutes les résolutions du conseil;
    4. agir en tant qu’agent de liaison entre le conseil CASA-ACEA et les organisations professionnelles auprès desquelles il agira en tant que représentant de CASA-ACEA;
    5. effectuer la correspondance externe de CASA-ACEA et en fournir les copies au secrétaire;
    6. remettre au conseil CASA-ACEA, à la fin du terme, tout document appartenant à CASA-ACEA;
    7. être bilingue ou assigner un membre bilingue du conseil qui travaillera à ses côtés sur toute correspondance considérée pertinente;
    8. agir en tant que conseiller, pendant l’année suivant son terme, afin d’assister le nouveau conseil. Dans l’impossibilité de remplir cette fonction, un membre du conseil précédent sera désigné en tant que conseiller;
  2. Le secrétaire, en cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, le remplacer en exerçant ses pouvoirs et exécuter les autres fonctions que lui assignera à l'occasion le conseil d'administration.
  3. Le trésorier devra;
    1. avoir la garde des fonds et des valeurs mobilières de la société et tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de la société dans des registres prévus à cet effet et déposer tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeur au crédit de la société dans une banque à charte ou une société de fiducie, ou, dans le cas de valeurs mobilières, les confier à un courtier en valeurs mobilières dûment enregistré que lui désignera le conseil;
    2. dépenser les fonds de la société à la demande de l'autorité compétente en émettant les pièces justificatives appropriées et rendre au président et aux administrateurs, lors de l'assemblée ordinaire du Conseil ou lorsqu'ils l'exigent, un compte de toutes les transactions et un bilan de la situation financière de la société;
    3. soumettre au conseil CASA-ACEA un budget au début de chaque terme ainsi qu’un rapport à la fin de chaque année;
    4. fournir le livre de compte de CASA-ACEA à chaque membre du conseil pour contrôle ou inspection sur demande;
    5. léguer au conseil CASA-ACEA tous les livres, comptes et propriétés de CASA-ACEA à la fin de chaque terme;
    6. préparer un rapport écrit à la fin de son terme afin d’assurer que la succession du poste se fasse de façon à ce que le nouveau trésorier soit mis au courant des finances de CASA-ACEA;
    7. notify and obtain approval from the CASA-ACEA Council prior to disbursing funds for an amount that exceeds five hundred dollars ($500.00);
    8. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera le conseil d'administration.
  4. Le conseil d'administration peut autoriser le secrétaire par résolution, à s'occuper de façon générale des affaires internes de la société sous la surveillance des membres de son bureau; le secrétaire doit assister à toutes les réunions, y agir comme secrétaire et enregistrer tous les procès-verbaux dans les livres prévus à cet effet. Il devra;
    1. donner ou faire donner des avis de convocation de toutes les assemblées des membres et du conseil d'administration et exécuter toute autre fonction que pourra lui assigner le conseil d'administration ou le président dont il relèvera d'ailleurs.;
    2. être chargé de la garde du sceau de la société qu'il livrera uniquement lorsque le conseil d'administration l'en autorisera par résolution aux personnes mentionnées dans la résolution;
    3. préparer and et mettre à jour les coordonnées des membres du conseil CASA-ACEA;
    4. compiler les correspondances et en fournir des copies à chaque membre du conseil CASA-ACEA lors des réunions régulières;
    5. préparer l’agenda conjointement avec l’école accueillent la réunion.
  5. Le CCCA Représentatif devra;
    1. être présent à chaque réunion du CCCA lorsque permis;
    2. faire un compte rendu à CASA-ACEA des affaires divulguées par le CCCA;
    3. prendre part à l’équipe en charge de l’accréditation et trouver un remplaçant parmis les membres du conseil CASA-ACEA s’il lui est impossible d’y assister.
  6. Le Coordinateur de Site web devra;
    1. gérer et mettre à jour le site Internet de CASA-ACEA;
    2. keep record of all invoices and accounts related to the website, including, but not limited to: hosting fees, domain-name fees and reparation fees;
    3. coordonner avec le trésorier  to ensure that prompt disbursements are made to outstanding invoices and accounts related to the website.
  7. Le Coordinateur de Festival devra;
    1. coordonner la participation de CASA-ACEA au festival de l’IRAC;
    2. communiquer et coordonner avec l’IRAC et le directeur dans l’objet du RAIC festival;
    3. préparer des documents pertinents conjointement aux avis de l’IRAC et des offres avant et durant le festival de l’IRAC;
    4. coordonner et organiser les réceptions et espaces d’exposition pour l’implication de la CASA-ACEA lors du festival de l’IRAC;
    5. agir en tant qu’agent de liaison entre CASA-ACEA et l’IRAC;
    6. fournir un rapport un mois avant le festival de l’IRAC;
    7. fournir un rapport un mois après le festival de l’IRAC.
  8. Le Coordinateur de Charrette devra;
    1. organiser et promouvoir la charrette annuelle;
    2. solliciter et préparer pour la poste les documents pertinents aux institutions membres;
    3. coordonner l’exposition au festival de l’IRAC avec le coordinateur du festival;
    4. keep record of all expenditures related to the charette, including, but not limited to: material costs, shipping fees and promotional expenses;
    5. coordonner avec le trésorier  to ensure that prompt disbursements are made to outstanding invoices and debts related to the charette.
  9. Tous les autres membres du bureau doivent remplir les fonctions qu'exigent leur mandat ou le conseil d'administration.

13.0     Comités

  1. Le conseil d'administration peut nommer des comités dont le mandat des membres prendra fin lorsqu'il le décidera. Le conseil doit déterminer leurs responsabilités et, par résolution, leur rémunération (s'il y en a). Renumeration cannot be paid to directors, officers or members.

14.0     Souscription de documents

  1. Les contrats, documents ou tous autres actes exigeant la signature de la société seront signés par deux membres du bureau et engagent, une fois signés, la société sans autre formalité. Les administrateurs seront autorisés, à l'occasion, par résolution, à nommer un ou plusieurs membres au nom de la société pour signer certains contrats, documents et actes. Le conseil d'administration peut autoriser un courtier enregistré en valeurs mobilières à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et d'arrêter des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de la société. Le sceau de la société peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes signés par un ou plusieurs membres du bureau nommés par résolution du conseil d'administration.

15.0     Procès-verbaux du conseil d'administration (et du conseil de direction)

  1. Les membres ne peuvent consulter les procès-verbaux du conseil d'administration (ou du conseil de direction); chaque administrateur doit par contre en recevoir une copie.

16.0     Exercice financier

  1. Sauf indication à l'effet contraire du conseil d'administration, l'exercice financier de la société prend fin le trente et un jour de mai.

17.0     Modification des règlements

  1. Les règlements de la société non compris dans les lettres patentes, peuvent être abrogés ou modifiés par voie de règlement, ou un nouveau règlement ayant trait aux exigences du paragraphe 155(2) de la Loi sur les corporations canadiennes peut être adopté par la majorité des administrateurs lors d'une assemblée du conseil d'administration, et sanctionné par au moins les deux tiers des membres lors d'une assemblée dûment convoquée dans le but d'examiner lesdits règlements, à condition que l'abrogation, la modification ou l'adoption desdits règlements n'entre pas en vigueur avant son approbation par le ministre de l'Industrie.

18.0     Vérificateurs

  1. Lors de chaque assemblée annuelle, les membres nomment un vérificateur pour la vérification des comptes et des états financiers de la société. Le vérificateur doit faire un rapport aux membres à la réunion annuelle. Il reste en fonction jusqu'à l'assemblée annuelle suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixé par le conseil.

19.0     Registres

  1. Les administrateurs doivent veiller à la tenue de tous les registres de la société prévus par les règlements de la société ou toute loi applicable.

20.0     Règlements

  1. Le conseil d'administration peut établir des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de la société et qu'il juge utiles, à condition que ces règlements n'aient d'effet que jusqu'à l'assemblée annuelle suivante des sociétaires, et s'ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, qu'ils cessent à ce moment-là d'être applicables.

21.0     Interprétation

  1. Dans les présents règlements et dans tous les autres que la société adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les sociétés.

Annexe A – Recommandations

  1. Que le trésorier soit dans la possibilité de remplir son poste pour l’entière année fiscale.
  2. Que le coordinateur du festival soit, si possible, le représentant du conseil CASA-ACEA auprès de l’institution membre où se tiendra le festival de l’IRAC
  3. Que chaque représentant de CASA-ACEA fournisse la liste des contacts de CASA-ACEA à leur conseil étudiant respectif.

Annexe B – Définitions

  1. CCEUA – Conseil Canadien des Écoles Universitaires d’Architecture.
  2. CCCA – Conseil Canadien de Certification en Architecture
  3. IRAC – Institut Royal d’Architecture du Canada.
  4. institution membre – l’association étudiante en architecture de l’école membre respective.
  5. vote majoritaire – dans le contexte d’une élection, l’un réfère au nombre de votes le plus nombreux, i.e. l’individu ayant reçu le plus grand nombre de votes.